能力强的项目经理是怎么催活儿的?(内附项目管理软件推荐)_EasyTrack的博客-程序员宝宝

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从确定做某个项目开始,项目经理就仿佛进入到了一个不断“催”的阶段,项目经理“催字符”恨不得贴到每个任务的负责人头上,仿佛项目经理除了开会就是催活儿,浪费大量精力和时间。

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今天分享的项目经理“催活儿指南”从计划、反馈以及隐形激励三个方面来梳理项目经理如何在项目内部催活儿。

催活儿是门技术活。在数字化转型过程中,项目经理也要学习“数字化”催活儿,提高催活的技能和技巧。现在上网购物,但凡是个官方品牌店,人家都是客服机器人了,咱们做企业管理(包含项目管理)的除了必要时的“人肉”催活,常规任务催活也要智能化、数字化,提高催活效率。

走出“项目经理催催催的坑”离不开数字化管理工具,接下来我们结合易趋来演示怎么数字化催活。

一、 做饭得有米,催活得有人

催活儿前得保证有人,否则巧妇难为无米之炊,项目经理也难为无人可催。项目管理中对“人”的管理极其重要,因为项目中的所有活动都是由人来完成的,项目经理“催活儿”的对象也是项目相关的成员。所以科学“催活儿”第一步:制定科学的人力资源需求。

错误的需求计划会导致对人力资源的调拨不合理,人员任务量过载或资源闲置,可能会造成人员离职或人力资源浪费,即便项目经理再催,项目进度也会进展缓慢甚至停滞,以及人力资源成本的提高。所以项目经理首先需要制定科学合理的资源需求计划,明确项目需要的人员配备,制定资源需求。

如图1,项目经理可以通过易趋制定项目资源需求,初步制定出项目在不同阶段所需要的人力资源(包括资源的类型、资源的来源),单位可以以人时、人天、人月、以及FTE(全职人力工时)进行统计,方便项目管理层对人力需求进行概览,制定出项目所需要的人力资源成本。指定的资源需求会提交给多方干系人(PMO、决策层、甲方等进行审核)进行综合评定。

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图1 易趋项目管理软件资源需求视图

对于企业的多项目管理而言,项目经理制定的在资源需求计划会汇集到所属的组合层面,如图2,由PMO或者决策层对各项目经理申请的资源计划进行审批,站在企业层面考虑投入有限的资源而获得利益最大化。当资源冲突时,根据项目的优先级对不必要的项目阶段资源计划进行驳回,并与项目经理沟通进行调整,项目经理根据PMO的反馈进一步调整资源计划。结合企业人力资源情况才能提高项目实施的成功率,从而避免后期的无效催活儿。

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图2 易趋项目管理软件组合— 资源能力规划视图

二、 频繁催活惹人嫌,让成员自觉交“活”

项目经理还需要培养出项目成员的自觉性,才能避免变身成“项目监控”、频繁催活的惹人嫌模式,尤其是当“催活儿”态度不当的时候,还容易引发组内成员的负面情绪,影响项目工作。为了避免人为的影响,项目经理更要学会巧妙地使用项目管理工具来协助自己工作,培养项目成员定期提交工时单的习惯,由此项目经理可以监测任务完成度,将项目经理的“催活儿”化有声于无形,最为有效。

如图3,在易趋项目管理软件上,团队成员可以在任务列表清晰看到分配给自己的任务以及任务计划的起始日期,项目任务的进度条可以根据实际进度与计划进度的对比呈现绿色(按计划进行)、橙色(有逾期风险)、红色(已逾期)状态,甚至显示逾期天数,项目成员对自身任务执行情况一目了然,自觉推进任务,项目经理“催活儿”任务量又可以减少。

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图3 易趋项目管理软件个人任务列表视图

项目经理在后台设置工时统计的周期,比如设置成周度,项目成员就可以每周通过易趋来提交自己一周内每个任务的工时以及对应任务的完成度,项目经理就可以清楚看到每个成员的工作效率,即便对成员“催活儿”也能做到心中有数。当有成员忘记填报工时,易趋系统内会进行提醒,与易趋打通的第三方协作平台也会再度进行提醒,避免成员漏报。

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图4 易趋项目管理软件工时填报视图

三、自动报表和考核  隐形”催活儿“最省心

3.1 系统自动生成报表,项目经理有”可依

执行层提交的工时反馈以及项目推进过程中的提交的各项报表,系统会自动实时更新并进行统计汇报到项目经理处,有效减少项目成员偷懒的情况,保证项目经理在催活儿时做到心中有数,有针对性的去和项目成员沟通,解决项目问题。

如下方图5,易趋可以自动统计项目任务、成本、风险、问题、工时和费用六大方面的报表,以工时为例,包括计划工作量分布报表、计划工时统计表、按资源类型统计工时表、阶段资源预算偏差统计、按资源明细统计实际工时统计、实际工时统计表、按任务名称实际工时统计表、按任务类型实际工时统计表、以及实际工时明细等,项目经理可以全方位多角度监控项目工时,了解此项目内每人每天在各项任务上已审批通过的实际工时。

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图5 易趋项目管理软件项目报表视图

3.2 绩效考核科学透明,成员增效自觉性up

为了充分发挥项目成员的主观能动性,就需要科学全面且透明的绩效考核体系。让绩效考核体系发挥主导作用,也是项目经理隐形的“催活儿秘诀”。

科学的绩效考核体系能够有效降低人为因素的干扰,绩效评定的公开透明也能够增强项目成员对项目经理的认可度,有助于项目经理对项目成员的管理;同时项目指标的设置,也能让项目成员明白应该如何更好、往哪个方向去工作,减少项目成员因“不知道怎么做、怎么做好”而导致的项目进度缓慢,项目经理自然又可以减少低效的“催活儿”。

在易趋项目管理软件上,不同的项目可以根据实际情况设定基础指标和衍生指标,如下方图6(衍生指标可以设置关联的基础指标),设置指标的名称、采集方式和取值周期,如图7,系统可以根据指标设置的采集周期自动采集数据,成为项目经理的对项目成员进度督促和判定绩效的科学数据支持。

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图6 易趋项目管理软件绩效指标库

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图7 易趋项目管理软件新建指标视图

总结

在数字化时代,项目经理应该跳出“催催催”的大坑,避免因不断地催活儿占用太多精力,选择高效的数字化项目管理工具,制定科学、符合企业能力的人力资源需求计划,利用工具督促培养执行层自觉汇报的习惯,系统对执行层的数据统计后,才能使得项目经理催活儿有”数“可依,再加以公平透明的项目绩效考核体系的引导,就能够减少项目经理的低效“催活儿”量,集中精力攻克项目重要问题,有助于项目团队团结高效,推进项目成功。

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